Langkah-Langkah Pengelolaan Arsip Inaktif

 

1.  Pemiliahan

Langkah awal pemilahan arsip  adalah memisahkan antara arsip dengan non arsip serta duplikasi arsip yang berlebihan.  Non arsip dapat berupa : formulir dan blanko kosong, ordner, sampul, dll. Bahan-bahan non arsip ini dapat dimusnahkan

2. Pengelompokkan Arsip

Arsip Dikelompokkan menurut asal usul dan/atau kurun waktu

penciptaannya, misalnya 2006, 2007, 2008, dan seterusnya.

3. Pendeskripsian

Pendeskripsian adalah kegiatan perekaman isi informasi yang ada pada setiap berkas arsip ke dalam sebuah kartu deskripsi.  Kartu deskripsi berukuran 10 X 15 cm .  Kartu deskripsi  berisikan informasi :Code, Klaifikasi, Sementara, Nomor definitif, Isi, Keterangan.

 

 

 

Keterangan :

Code : Arsip ditulis sesuai kode sub masalah. Arsip yang dikelompokkan dalam 10 pokok masalah diberi kode 000 s/d 900.

000

Umum

100

Pemerintahan

200

Politik

300

Keamanan/ketertiban

400

Kesejahteraan Rakyat

500

Perekonomian

600

Pekerjaan Umum dan Ketenagaan

700

Pengawasan

800

Kepegawaian

900

Keuangan

Kalsifikasi: Perincian dari kode sub masalah atau inti pokok masalah dari arsip tersebut.

400 Kesejahteraan Rakyat (Perincian pertama)
410 Pembangunan Desa (Perincian kedua)
411  
412 Perekonomian Desa (Perincian ketiga)
412.1  
412.3 Koperasi Desa (Perincian keempat)
412.31 BUUD (Perincian kelima)

Sementara: Nama inisial petugas yang mengerjakan dan telah di sepakati, biasanya menggunakan huruf.

Isi : Isi atau ringkasan arsip.

Definitif :Pemberiaan nomer pada berkas setelah selesai manuver/penggabungan berkas yang nantinya akan di masukan kedalam box arsip. Dalam pendeskripsian nomer definitif jangan diisi terlebih dahulu.

Ketrangan: Fisik arsip apakah dalam keadan baik atau rusak.

Contoh dalam diskripsi arsip

Disini ada 1 bendek surat undangan

Berdasarkan sub masalahnya Undangan masuk kedalam

Code : 000 (Umum)

Klasifikasi : 005 (undangan)

Sementara: Inisial Petugas A.1 artinya A : nama inisial petugas, 1: jumlah berkas yang sudah dkerjakan

Isi : isi dari arsip yang dikerjakan. 1 bendel undangan, untuk tahun ditulis pojok kanan bawah

Keterangan: didisi jika berkai itu masih bagus ditulis baik

Ingat!

Dalam kartu deskripsi ada 2 rangkap yaitu warna putih dan hijau, untuk warna hijau dicabut digabungkan bersama berkas, dan putih tetap dikartu.

4. Pembungkusan Arsip

Jika Berkas sudah dideskipsikan semua dibungkus menggunakan kertas kissing.Ukuran kertas payung sepertiga dari 1 Lembar kertas tersebut

5. Manuver kartu deskripsi

Manuver kartu deskripsi adalah penggabungan kartu deskripsi berdasarkan pola klasifikasi arsip

6. Memberikan nomor definitif pada kartu deskripsi

Yaitu memberikan nomor tetap pada kartu deskripsi. Nomor urut tersebut digunakan sebagai nomor penyimpanan berkas.

7. Manuver berkas

Manuver berkas yaitu proses penggabungan berkas arsip yang mempunyai kesamaan code masalah dan klasifikasi, sama halnya dengan manuver kartu deskripsi.

8. Memasukkan folder kedalam boks dan pelabelan boks

Folder arsip yang telah dibungkus dimasukkan kedalam boks kemudian boks arsip tersebut diberi nomor sesuai nomor urut/ nomer difinitif, dan dalam setiap pokok penomoran dimulai dari nomor 1(satu).  Setiap boks hanya berisi satu jenis (satu macam kode) dengan tahun yang sama.

Pengisian arsip dalam boks tidak boleh terlalu penuh harus ada jarak minimal 2 cm, hal ini untuk memudahkan dalam memasukkan dan mengeluarkan arsip apabila dibutuhkan.  Langkah selanjutnya pemberian label disamping box dengan ditulis unit pengolah, tahun dan nomor urut definitif berapa sampai berapa.

9. Membuat Daftar Arsip/Daftar Pertelaan Arsip

Daftar arsip dibuat sebagai sarana penemuan kembali arsip. Dalam penemuan kembali ada dua metode penemuan kembali arsip yaitu metode penemuan langsung dan metode penemuan tidak langsung.  Apabila dalam sistem filing alfabetis dan subyek maka menggunakan metode penemuan langsung.  Sedangkan sistem filing geografis dan numeric penemuannya menggunakan metode penemuan tidak langsung.

Penggunaan  metode penemuan tidak langsung untuk menjaga kerahasiaan informasi arsip yang disimpan sehingga arsip yang disimpan dalam boks dapat diketahui melaui nomor boks yang identifikasinya dapat dicari dalam daftar arsip.

buku panduan ringkas kearsipan “Arsip Inaktif”