Sosialisasi Penggunaan Kartu Kendali di Kelurahan Parakancanggah

Pada hari Rabu, 10 Juli 2019, Dinas Kearsipan dan Perpustakaan melalui pegawai CPNS nya yang bernama Reyhan mengadakan pembinaan di Kelurahan Parakancanggah tentang penanganan arsip aktif. Kegiatan yang diterima langsung oleh Sekretaris Kelurahan, Tri Utami, beserta 5 aparat lainnya, membahas mengenai pentingnya kartu kendali dalam penanganan administrasi surat masuk dan keluar sebagai pengganti buku agenda.

Sebelum sosialisasi dimulai, Ibu Tri mengakui bahwa Kelurahan Parakancanggah masih belum tertib dalam penanganan administrasi, masih menggunakan buku agenda, dan belum tertata dan terkelola arsipnya dengan baik. Keterbatasan personil juga menjadi kendala di dalam penerapan penanganan administrasi, mengingat setiap aparat memiliki tugas masing-masing dan beberapa aparat juga sekaligus berada di meja pelayanan, sehingga Kelurahan belum memiliki aparat yang benar-benar spesifik mengurus dan terampil menangani administrasi surat masuk dan keluar.

Selama sosialisasi dilaksanakan, pertanyaan-pertanyaan pun berdatangan dari mereka yang tertarik dan ingin mengetahui lebih dalam tentang penggunaan kartu kendali. Seperti bapak Sigit yang menanyakan perbedaan indeks dan kode, bapak Haris yang menanyakan fungsi dari ketiga warna kartu kendali, dan ibu Windu yang menanyakan pengisian kolom Pengolah.

Terakhir, Disarpus juga menyerahkan barang-barang inventaris, seperti kartu kendali masuk, kartu kendali keluar, lembar disposisi, buku kode klasifikasi, dan buku pedoman penataan berkas sebagai suplemen untuk meningkatkan pemahaman aparat Kelurahan dalam menangani administrasi surat masuk dan keluar.